Slimmer plannen met planningsoptimalisatie: geen gedoe meer met de dagelijkse puzzel

Elke planner kent het: een volle dag met opdrachten, drie man die tegelijk ergens moeten zijn en een nieuw spoedgeval dat er ook nog bij moet. Handmatig optimaliseren kost tijd die je niet hebt. Onze nieuwe planningsoptimalisatiefunctie neemt dat werk uit handen. Het systeem maakt zelfstandig de planning voor de volgende dag, zonder dat je er zelf een voorzet voor hoeft te geven.

Hoe de planning tot stand komt

Per opdracht wordt beoordeeld wie de klus kan uitvoeren. Heeft de medewerker de juiste kwalificatie en past de geschatte duur in zijn dag? Dan komt hij in aanmerking. Vervolgens leest het systeem de gewenste uitvoerdata en eventuele beperkingen uit. Een locatie die alleen op woensdagmiddag beschikbaar is omdat er anders kinderen rondlopen? Hier wordt automatisch rekening mee gehouden.

Op basis van de SLA-tabel wordt bepaald welke opdrachten op de betreffende dag uitgevoerd moeten worden en welke kunnen worden uitgesteld. Urgente opdrachten krijgen daarbij altijd voorrang. Na urgentie worden opdrachten die geografisch dicht bij elkaar liggen slim geclusterd, zodat je mensen niet de halve regio door rijden. Voor de reistijdschatting gebruikt het systeem een formule gebaseerd op hemelsbrede afstand, berekend op basis van opgevraagde reistijden, zodat de schatting aansluit bij de betreffende regio.

Daarnaast beschik je over de mogelijkheid om in te stellen hoeveel minuten overwerk of overlap per opdracht is toegestaan. Dit biedt de flexibiliteit om werkdagen optimaal te benutten zonder medewerkers te overbelasten.

Wat maakt onze aanpak anders?

De meeste planningssystemen helpen je een bestaande planning te verbeteren. Ons systeem bouwt de planning nu ook zelf op, rechtstreeks vanuit de openstaande werkorders. Geen handmatig beginpunt nodig.

Daarnaast is er in het systeem een directe koppeling met de uitvoering op locatie. Medewerkers geven per opdracht aan wanneer ze klaar zijn. Loopt iemand in op zijn planning, dan zie je dat direct terug. Komt er een spoedopdracht binnen? Dan ziet de planner welke medewerker aan het einde van de dag nog ruimte heeft en wijst hij de klus in één klik toe, zonder dat dit de rest van de planning in de war schopt.

Doorlopende ontwikkeling

Planningsoptimalisatie is nu al beschikbaar, maar we zijn er nog niet. We blijven door ontwikkelen op basis van wat we horen uit de praktijk. De huidige versie is een mooie basis van waaruit we hard verder bouwen.