Skip to content

InstallOffice

Installatiebedrijven hebben het druk genoeg. Zeker nu, in een werkveld dat zo snel verandert. Om ook dan het overzicht te houden: dat vraagt om ondersteuning op elk vlak. Om meer inzicht en efficiency, wat je krijgt met InstallOffice: dé standaard ERP-oplossing voor jullie branche.

InstallOffice versnelt en verbetert de processen van binnen- en buitendienst. Het systeem maakt het invoeren van gegevens altijd en overal even eenvoudig, waarna de informatie voor iedere betrokkene direct zichtbaar is. Zo behoud je de controle, geef je een boost aan efficiency en houd je de focus op jullie primaire proces. Of het nu gaat om service en onderhoud, planning of administratie: InstallOffice brengt en houdt jullie voorop.

Hoofdprocessen

Blijf in control in de installatiebranche. InstallOffice is ontwikkeld voor specifiek jullie processen, waaronder die voor installatietechniek en bonnenwerk. Houd grip op jullie kosten, bewaak voortdurend jullie order- en projectplanning. Ervaar hoeveel rust er ontstaat met 100% zicht op logistiek en artikelbeheer, en benut de efficiency voor onder andere het opstellen van regie- en termijnfacturen. InstallOffice ondersteunt de installatieprofessional op elk vlak. Altijd en overal.

Houd inzicht in welke kosten zijn toegestaan en stuur bij waar nodig. Krijg eenvoudig en realtime inzicht in de kosten ten opzichte van de begroting.

  • Bewaking op STABU, NL-SfB of eigen keuze
  • Inlezen calculaties van alle standaard pakketten
  • Prognose einde werk (PEW)
  • Onderhanden werk waardering op basis van prognoses

Krijg grip op al het meer- en minderwerk. Leg vast welke meerwerkkosten er zijn en stuur hiervoor eenvoudig een regie- of termijnfactuur.

  • Termijnen voor afrekening
  • Werkbegroting voor kostenbewaking
  • Eventueel meerwerk op basis van regie
  • Inlezen calculaties van alle standaard pakketten

Behoud het overzicht voor alle lopende projecten. Profiteer van de bundeling van de verschillende onderdelen en ervaar optimaal inzicht.

  • Relaties tussen activiteiten
  • Histogram voor beschikbare capaciteit
  • Rekenkundig onderbouwen benodigde tijd
  • Enkel- of multi-projectplanning

Snel en eenvoudig een offerte maken of een complete calculatie met normtijden en bestekdelen?
Gebruik artikelen en recepten of kopieer eenvoudig uit een bestaande calculatie. Kies de gewenste
lay-out en druk je calculatie af.

  • Zet recepten in voor snelle opbouw calculatie
  • Staartblad Techniek Nederland of eigen staartblad
  • Gebruik eigen besteksysteem of standaard (STABU / NL-SfB)
  • Kies artikelen uit bestand of online via Art-Select

Eenvoudig de termijnfacturen opmaken en versturen voor een vlotte afhandeling. Met standaard regels en instellingen staan direct de juiste gegevens op de factuur.

  • Digitaal factureren (DICO)
  • Termijnstaten met eenheden
  • Op basis van percentage gereed
  • Inclusief mandagenregister

Arbeid is meestal de grootste post binnen een project. Zorg daarom juist hier voor een goede en zorgvuldige registratie, wat eenvoudig en snel gaat via onze flexibele app.

  • Vul uren (en materieel) via een dag- en/of weekstaat
  • Kies zelf een order of krijg hulp vanuit de planning
  • Boek eenvoudig reisuren, overwerk en overige uren
  • Veel extra functionaliteit zoals verlofaanvragen

Van calculatie eenvoudig door naar een materiaalbehoeftelijst of direct een inkooporder aanmaken. Beheer volledig heteigen magazijn en houd grip op de goederenstoom, zodat je nooit misgrijpt.

  • Digitale uitwisseling met leveranciers (MessageService)
  • Voorraadtellingen en materiaaluitgifte met barcodescanner
  • Inkooporders aanmaken op project, bon of magazijn
  • Automatische controle van inkoopfacturen op ontvangsten

Altijd up-to-date artikelinformatie bij de hand voor de juiste beschikbaarheid en prijs. Calculeer en factureer hierdoor nooit met oude artikelen of prijzen.

  • Inlezen artikelbestanden leverancier (PAB/2BA/Artikelbeheer.nl)
  • Online artikelbeheer, inclusief actuele voorraadcheck (Art-Select)
  • Inlezen conditiebestanden leverancier (ICC)
  • Maak eigen artikelen of een prijzenboek aan

De plek waar alles bij elkaar komt voor de uitvoerder en/of projectleider. De app biedt altijd en overal toegang tot de gewenste en benodigde informatie.

  • Controleren en fiatteren van inzet (arbeid en materieel)
  • Dagboeken bijhouden voor gebeurtenissen
  • Dossiervorming voor archief en Wkb
  • Ontvangsten registeren (goederen en diensten)

Gebruiksgemak staat bovenaan bij het gebruik van de app. Houd via de mobiele telefoon of tablet alle informatie bij de hand en leg eenvoudig alle registraties vast.

  • Registreren inzet (arbeid en materiaal)
  • Vastleggen foto’s en handtekening
  • Formulieren voor checklists
  • Documenten klaarzetten, bijvoorbeeld tekeningen

Beheer eenvoudig contracten met particuliere, zakelijke klanten en verenigingen (woningbouw/VVE). Houd zowel grip op (periodiek) onderhoud als structuur op alle servicewerkzaamheden.

  • Terugkomend periodiek onderhoud
  • Historie per adres en object
  • Bonnen direct aanbieden aan planning
  • Inlezen van werkorder/melding opdrachtgever (DICO-standaard)

Snel een bon inplannen of medewerkers weken naar een klus sturen? Plan eenvoudig via drag-and-drop alle werken in en zet deze direct door naar de mobiele werkorder.

  • Plan medewerker, materieel en inleners
  • Bonnen worden afgemeld in planning
  • Plan eenmalig of herhaal eenvoudig
  • Direct overzicht met kleuren per status

Verzamel eenvoudig de kosten om snel te kunnen factureren. Stel vast wat de gewenste tarieven en marges zijn. Omdat je dit op verschillende lagen kan vastleggen, hanteer je altijd de juiste prijzen. Ook bij de uitzonderingen.

  • Digitaal factureren in DICO-standaard
  • Instelbare tarieven en marges
  • Gebruik van verschillende lay-outs
  • Opmaken van een verzamelfactuur

Ondersteunende processen

De hoofdprocessen maken onze Office-oplossingen specifiek. Maar wil elk systeem volledig tot z’n recht komen? Dan kan dat alleen met veelzijdige, ondersteunende processen. Zeker, die zijn algemener van aard. Maar flexibel? Simpelweg onmisbaar? Dat zijn ze net zo goed.

Werk dankzij een koppeling de projectadministratie en financiële administratie met één handeling gelijktijdig bij. De software automatiseert de volledige boekhouding, wat de efficiency vergroot en het risico op fouten minimaliseert.

  • Vrij aantal aan te maken administraties, inclusief automatische rekening-courant
  • Inlezen en digitaal fiatteren van inkoopfacturen (DICO)
  • Inlezen van bankafschriften met slimme accordering
  • G-rekening en inkoopcontracten (WKA)

Beheer eenvoudig de bedrijven en contactpersonen die voor jullie bedrijf relevant zijn. Op deze manier zijn altijd de juiste (adres)gegevens aan de werken gekoppeld en vind je (via de app) snel contactgegevens.

  • Registreer bedrijven met bijhorende contactpersonen
  • Relatiebeheer is gekoppeld aan debiteuren en crediteuren
  • Bouw een compleet dossier aan belangrijke documenten op
  • Leg correspondenties vast zodat iedereen die kan terugvinden

Van het vastleggen van arbeidscontracten en opleidingen tot het goedkeuren van verlofaanvragen. Houd eenvoudig de controle over het personeelsbestand. Zéker nu, in een tijd waarin steeds vaker geschoold en gecertificeerd personeel gevraagd wordt.

  • Urenregistratie en verlofaanvragen (app)
  • Verzuimregistratie (app)
  • Registreren van opleidingen en keuringen
  • Vastleggen van uitgegeven middelen zoals bedrijfskleding

Goed inzicht in de stand van het bedrijf of een specifiek project? Dankzij veel standaard rapporten en dashboards is dit eenvoudig op te vragen. Toch liever een andere doorsnede of aanzicht? Geen probleem: we kunnen de overzichten personaliseren.

  • Grote set aan standaard rapportages en grafieken
  • Mogelijke koppelingen met rapportagetools, zoals Power BI
  • Draaitabellen in Excel zijn zelf te definiëren
  • Iedere gebruiker een persoonlijk dashboard

Beheer eenvoudig jullie (ingehuurd) materieel. Bereken kosten en opbrengsten door op een project en houd keuringen en onderhoud bij. Ook plan je materieel eenvoudig in, zodat er altijd zicht is op de beschikbaarheid.

  • Maak materieel uniek of als bulk aan
  • Verhuur materieel, eventueel inclusief arbeid
  • Bereken materieel los door of als set met machinist
  • Houd keuringen bij en leg onderhoud vast

Houd met inkoopcontracten grip op de kosten die verwacht en gefactureerd worden. Leg afspraken en prijzen vast en match vervolgens de inkoopfactuur met deze afspraken.

  • Onderaannemers vastleggen, eventueel met afgesproken termijnen
  • Bij ontvangst van goederen of diensten eenvoudig een bon uitgeven
  • Controle bij het inboeken van de factuur door af te letteren
  • Op te nemen op onderhanden werk rapportages

Onze software is al erg compleet van zichzelf. Toch kan het zijn dat een koppeling met een partner nét dat stukje extra functionaliteit biedt. Door een koppeling ervaar je de gemakken van beide oplossingen, zonder dubbele handelingen te verrichten.

  • Koppeling Scab Accountants & Adviseurs (loonadministratie)
  • Koppeling PieterBas Automatisering (weegbrug)
  • Koppeling WhiteVision (Scan & Herkensoftware inkoopfacturen)
  • Koppeling calculatiesoftware (alle standaard pakketten)

Bouw eenvoudig een dossier op. Gebruik de checklists en taken in de app voor de bewijslast buiten, en stel eenvoudig het dossier beschikbaar aan de consument en/of kwaliteitsborger.

  • Vastleggen bewijslast via app
  • Voldoen aan wet- en regelgeving
  • Checklists en opleverpunten in app
  • Dossiervorming volgens regels Wkb

Referenties

Frilim

“Met InstallOffice hebben we live toegang tot onze data. Dat zorgt voor overzichtelijke en goede rapportages. En zijn er wijzigingen? Dan kunnen we de rapportages meteen vernieuwen met nieuwe data. Dat real-time inzicht is erg waardevol, wat bijvoorbeeld ook geldt voor de planningsmodule en de handige app, waarmee we altijd en overal met InstallOffice kunnen werken. Daarnaast zijn we erg tevreden over de calculatiemodule: het inlezen van zowel de inkoopprijzen als de calculatie verloopt erg soepel. En dan de servicedesk van BouwInfosys: die werkt uitstekend, we voelen ons altijd goed geholpen. Zolang werken we nog niet met InstallOffice, dus we kunnen er ongetwijfeld meer uithalen dan we nu al doen. Toch weten we zeker dat dit pakket goed bij ons past. We kunnen het absoluut aanbevelen, uiteraard afhankelijk van het type werkzaamheden en de grootte van het bedrijf.”

Frilim
Website bekijken
ETB Van Keulen

“We werken inmiddels meer dan twintig jaar met InstallOffice. Dit na een uitvoerige vergelijking met andere pakketten, waarbij de functionaliteit voor projectadministratie en calculatie de doorslag gaf. Daarnaast is bijvoorbeeld ook de integratie met 2BA waardevol: we hebben altijd actuele artikelinformatie, waarbij we de database aan artikelen door het hele pakket heen kunnen gebruiken. Waar het uiteindelijk op neerkomt: InstallOffice is vooral heel compleet. En waar het pakket ons nu al zoveel biedt, wordt het nog altijd doorontwikkeld. Zo blijven we bij, wat haast een must is in een wereld die zich steeds meer online afspeelt.”

ETB Van Keulen
Website bekijken
VDHI
Barts Installatietechniek

“Ons bedrijf maakt al sinds begin deze eeuw gebruik van InstallOffice. En dit naar volle tevredenheid. Het pakket is overzichtelijk en duidelijk, wat ons werk vergemakkelijkt. We groeien er na al die jaren als het ware steeds beter in. De korte lijnen met BouwInfosys bevallen ons prima, we worden na een melding snel en adequaat geholpen. Het is dan ook niet voor niets dat we nog altijd klant zijn. Wij kunnen InstallOffice en daarmee ook BouwInfosys zeker aanbevelen aan anderen.”

Barts Installatietechniek
Website bekijken
Niemeijer Installatietechniek B.V.

“We zijn een allround installateur, en vinden alles wat wij nodig hebben voor onze werkzaamheden terug in InstallOffice. We werken al vanaf 2003 met het pakket, en dat is niet zonder reden: alle processen zijn geïntegreerd in één systeem. Met slechts een simpele handeling ontstaat er een duidelijke rapportage, en maatwerk is mogelijk. Bovendien weten we inmiddels hoe stabiel het pakket draait, nog los van hoe gebruiksvriendelijk het is. We zijn er zeer over te spreken, en zijn daarnaast blij met de ondersteuning door de servicedesk van BouwInfosys.”

Niemeijer Installatietechniek B.V.
Website bekijken
Havelaar loodgieters
Havelaar loodgieters

“Om processen meer te automatiseren kozen we voor InstallOffice. Dat heeft goed uitgepakt. Zo verloopt bijvoorbeeld het verwerken van werkbonnen zo snel, dat je vrijwel direct na het invoeren de factuur kunt sturen. Ook het overzicht van de omzet per activiteit is erg waardevol. Mocht een relatie naar een soortgelijke oplossing zoeken, dan zouden we InstallOffice zéker aanraden.”

Havelaar loodgieters- en installatiebedrijf
Website bekijken
Duivenvoorden Elektrotechniek

“We gebruiken InstallOffice al sinds 2001. En dit naar alle tevredenheid, waarbij we de software in de loop der jaren hebben uitgebreid met meerdere modules. Die hebben elk hun waarde, maar wat er voor ons uitspringt? Dat is toch wel het overzichtelijk maken van de facturatie binnen een project. Net als het terugzoeken in de historie van opdrachten, ongeacht of dat logistiek of projectmatig gebeurt. Wat ons betreft is InstallOffice hét pakket voor een bedrijf in onze branche.”

Duivenvoorden Elektrotechniek
Website bekijken
Vredenburg

“InstallOffice is voor ons een ideaal totaalpakket. Dat zit ‘m onder andere in de urenregistratie. Verzamelden we de indirecte uren voorheen op een aparte weekstaat, nu komen ze net als de directe uren digitaal binnen in één en hetzelfde systeem. Dat werkt overzichtelijk en efficiënt, zelf inboeken van uren is niet meer nodig. Los van dat rendement vinden we ook de samenwerking met BouwInfosys waardevol. Willen we de functionaliteit ergens aanpassen? Dan worden de mogelijkheden bekeken en vaak ook ingezet. Een partij waarvan je zoveel medewerking krijgt: dat is fijn samenwerken.”

Vredenburg
Website bekijken
Faber – Wijnberg Installatietechniek B.V.

“Een mooie en duidelijke lay-out, tal van mogelijkheden: voor ons was de keuze voor InstallOffice heel logisch. We gebruiken het pakket nu inmiddels heel wat jaren en wat dan in de loop van de tijd opvalt, is hoezeer alles binnen het systeem in elkaar haakt. Zo zijn we onder andere te spreken over het financiële overzicht binnen het pakket, wat ons erg helpt bij het overleg met onze accountant. Voor een bedrijf zoals dat van ons is InstallOffice een systeem dat aan alle eisen en wensen voldoet.”

Faber – Wijnberg Installatietechniek B.V.
Website bekijken
Laat ons weten hoe we je kunnen helpen en neem vandaag nog contact met ons op!

Onze projectaanpak

Snel aan de slag met de software voor jullie branche? Wij zorgen ervoor, vanaf de start tot en met de live-gang én erna.

Projectplan

Voorinrichting

Opleiden kerngebruikers

Opleiden eindgebruikers

Livegang