InfraOffice
Bedrijven in de grond-, weg- en waterbouw (GWW) merken dagelijks hoe snel hun branche verandert. Voldoen aan de laatste regel- en wetgeving, 24/7 beschikbaar zijn: de uitdagingen zijn fors. Ga daarom voor inzicht in elk proces en ervaar met InfraOffice de impact van één volledige, standaard ERP-oplossing voor het hele bedrijf.
InfraOffice ondersteunt jullie binnen- en buitendienst op elk vlak. Denk bijvoorbeeld aan het invoeren van uren en materieel: dat gaat waar dan ook heel eenvoudig via de app, waarna de ingevoerde gegevens direct zichtbaar zijn op kantoor. Dat bespaart tijd, voorkomt vergissingen en houdt de vaart erin. Alles voor elk proces, gebundeld in een en hetzelfde systeem: InfraOffice geeft GWW-bedrijven de controle. Rendabel en efficiënt.
Hoofdprocessen
Continu anticiperen op de uitdagingen in een dynamisch werkveld: het is waar InfraOffice jullie bij ondersteunt. Benut de uitgebreide functionaliteit voor bijvoorbeeld kostenbewaking, projectplanning en service & onderhoud. Stel eenvoudig inkoopcontracten op en factureer meer- en minderwerk even snel als volledig. Of het nu gaat om grond-, weg- en waterbouw (GWW) of groenvoorziening en loonwerk: onze alles-in-een-oplossing rendeert voor elk proces.
Houd inzicht in welke kosten zijn toegestaan en stuur bij waar nodig. Krijg eenvoudig en realtime inzicht in de kosten ten opzichte van de begroting.
- Bewaken op RAW, STABU of eigen keuze
- Inlezen calculaties van alle standaard pakketten
- Prognose einde werk (PEW)
- Onderhanden werk waardering op basis van prognoses
Krijg grip op al het meer- en minderwerk. Leg vast welke meerwerkkosten er zijn en stuur hiervoor eenvoudig een regie- of termijnfactuur.
- Termijnen voor afrekening
- Werkbegroting voor kostenbewaking
- Eventueel meerwerk op basis van regie
- Inlezen calculaties van alle standaard pakketten
Beheer eenvoudig jullie (ingehuurde) materieel. Bereken kosten en opbrengsten door op een project en houd keuringen en onderhoud bij. Ook plan je materieel eenvoudig in, zodat er altijd zicht is op de beschikbaarheid.
- Maak materieel uniek of als bulk aan
- Verhuur materieel, eventueel inclusief arbeid
- Bereken materieel los door of als set met machinist
- Houd keuringen bij en leg onderhoud vast
Behoud het overzicht voor alle lopende projecten. Profiteer van de bundeling van de verschillende onderdelen en ervaar optimaal inzicht.
- Relaties tussen activiteiten
- Histogram voor beschikbare capaciteit
- Rekenkundig onderbouwen benodigde tijd
- Enkel- of multi-projectplanning
Houd met inkoopcontracten grip op de kosten die verwacht en gefactureerd worden. Leg afspraken en prijzen vast en match vervolgens de inkoopfactuur met deze afspraken.
- Onderaannemers vastleggen, eventueel met afgesproken termijnen
- Bij ontvangst van goederen of diensten eenvoudig een bon uitgeven
- Controle bij het inboeken van de factuur door af te letteren
- Op te nemen op onderhanden werk rapportages
Eenvoudig de termijnfacturen opmaken en versturen voor een vlotte afhandeling. Met standaard regels en instellingen staan direct de juiste gegevens op de factuur.
- Digitaal factureren in DICO-standaard
- Voor gedefinieerde termijnen of handmatig aanmaken
- Versturen uitvoerbon voor akkoord
- Toevoegen van mandagenstaat
Arbeid is meestal de grootste post binnen een project. Zorg daarom juist hier voor een goede en zorgvuldige registratie, wat eenvoudig en snel gaat via onze flexibele app.
- Vul uren (en materieel) via een dag- en/of weekstaat
- Kies zelf een order of krijg hulp vanuit de planning
- Boek eenvoudig reisuren, overwerk en overige uren
- Veel extra functionaliteit zoals verlofaanvragen
De plek waar alles bij elkaar komt voor de uitvoerder en/of projectleider. De app biedt altijd en overal toegang tot de gewenste en benodigde informatie.
- Controleren en fiatteren van inzet (arbeid en materieel)
- Dagboeken bijhouden voor gebeurtenissen
- Dossiervorming voor archief en Wkb
- Ontvangsten registeren (goederen en diensten)
Gebruiksgemak staat bovenaan bij het gebruik van de app. Houd via de mobiele telefoon of tablet alle informatie bij de hand en leg eenvoudig alle registraties vast.
- Registreren inzet (arbeid en materiaal)
- Vastleggen foto’s en handtekening
- Formulieren voor checklists
- Documenten klaarzetten, bijvoorbeeld tekeningen
Beheer eenvoudig contracten met particuliere, zakelijke klanten en verenigingen (woningbouw/VVE). Houd zowel grip op (periodiek) onderhoud als structuur op alle servicewerkzaamheden.
- Terugkomend periodiek onderhoud
- Historie per adres en object
- Bonnen direct aanbieden aan planning
- Inlezen van werkorder/melding opdrachtgever (DICO-standaard)
Snel een bon inplannen of medewerkers weken naar een klus sturen. Plan eenvoudig via drag-and-drop alle werken in en zet deze direct door naar de agenda en/of dagstaat van de medewerkers.
- Plan medewerker, materieel en inleners
- Bonnen worden afgemeld in planning
- Plan eenmalig of herhaal eenvoudig
- Direct overzicht met kleuren per status
Verzamel eenvoudig de kosten om snel te kunnen factureren. Stel vast wat de gewenste tarieven en marges zijn. Omdat je dit op verschillende lagen kan vastleggen, hanteer je altijd de juiste prijzen. Ook bij de uitzonderingen.
- Digitaal factureren in DICO-standaard
- Instelbare tarieven en marges
- Gebruik van verschillende lay-outs
- Opmaken van een verzamelfactuur
Ondersteunende processen
De hoofdprocessen maken onze Office-oplossingen specifiek. Maar wil elk systeem volledig tot z’n recht komen? Dan kan dat alleen met veelzijdige, ondersteunende processen. Zeker, die zijn algemener van aard. Maar flexibel? Simpelweg onmisbaar? Dat zijn ze net zo goed.
Werk dankzij een koppeling de projectadministratie en financiële administratie met één handeling gelijktijdig bij. De software automatiseert de volledige boekhouding, wat de efficiency vergroot en het risico op fouten minimaliseert.
- Vrij aantal aan te maken administraties, inclusief automatische rekening-courant
- Inlezen en digitaal fiatteren van inkoopfacturen (DICO)
- Boeken op kostenplaats (bijvoorbeeld materieel)
- G-rekening en inkoopcontracten (WKA)
Beheer eenvoudig de bedrijven en contactpersonen die voor jullie bedrijf relevant zijn. Op deze manier zijn altijd de juiste (adres)gegevens aan de werken gekoppeld en vind je (via de app) snel contactgegevens.
- Registreer bedrijven met bijhorende contactpersonen
- Relatiebeheer is gekoppeld aan debiteuren en crediteuren
- Bouw een compleet dossier aan belangrijke documenten op
- Leg correspondenties vast zodat iedereen die kan terugvinden
Van het vastleggen van arbeidscontracten en opleidingen tot het goedkeuren van verlofaanvragen. Houd eenvoudig de controle over het personeelsbestand. Zéker nu, in een tijd waarin steeds vaker geschoold en gecertificeerd personeel gevraagd wordt.
- Urenregistratie en verlofaanvragen (app)
- Verzuimregistratie (app)
- Registreren van opleidingen en keuringen
- Vastleggen van uitgegeven middelen zoals bedrijfskleding
Van calculatie eenvoudig door naar een materiaalbehoeftelijst of direct een inkooporder aanmaken. Beheer volledig het eigen magazijn en houd grip op de goederenstoom, zodat je nooit misgrijpt.
- Digitale uitwisseling met leveranciers (MessageService)
- Voorraadtellingen en materiaaluitgifte met barcodescanner
- Inkooporders aanmaken op project, bon of magazijn
- Automatische controle van inkoopfacturen op ontvangsten
Goed inzicht in de stand van het bedrijf of een specifiek project? Dankzij veel standaard rapporten en dashboards is dit eenvoudig op te vragen. Toch liever een andere doorsnede of aanzicht? Geen probleem: we kunnen de overzichten personaliseren.
- Grote set aan standaard rapportages en grafieken
- Mogelijke koppelingen met rapportagetools, zoals Power BI
- Draaitabellen in Excel zijn zelf te definiëren
- Iedere gebruiker een persoonlijk dashboard
Bouw eenvoudig een dossier op. Gebruik de checklists en taken in de app voor de bewijslast buiten, en stel eenvoudig het dossier beschikbaar aan de consument en/of kwaliteitsborger.
- Vastleggen bewijslast via app
- Voldoen aan wet- en regelgeving
- Checklists en opleverpunten in app
- Dossiervorming volgens regels Wkb
Altijd up-to-date artikelinformatie bij de hand voor de juiste beschikbaarheid en prijs. Calculeer en factureer hierdoor nooit met oude artikelen of prijzen.
- Inlezen artikelbestanden leverancier (PAB/2BA/Artikelbeheer.nl)
- Online artikelbeheer, inclusief voorraadcheck (Art-Select)
- Inlezen conditiebestanden leverancier (ICC)
- Maak eigen artikelen of een prijzenboek aan
Onze software is al erg compleet van zichzelf. Toch kan het zijn dat een koppeling met een partner nét dat stukje extra functionaliteit biedt. Door een koppeling ervaar je de gemakken van beide oplossingen, zonder dubbele handelingen te verrichten.
- Koppeling Scab Accountants & Adviseurs (loonadministratie)
- Koppeling PieterBas Automatisering (weegbrug)
- Koppeling WhiteVision (Scan & Herkensoftware inkoopfacturen)
- Koppeling calculatiesoftware (alle standaard pakketten)
Referenties
“InfraOffice is dé oplossing voor al onze bedrijfsprocessen. Met onze verschillende werkzaamheden en wisselende werknemers is het belangrijk dat we gemakkelijk alle informatie kunnen invoeren en dat alles bij elkaar komt. Met InfraOffice lukt dat. Van offertes tot facturen: we kunnen alle gegevens over onze projecten, planning en uitvoering terugvinden en gemakkelijk verzamelen. We verwerken inkoopfacturen inmiddels digitaal en onze medewerkers vullen hun uren in via een handige app. Daardoor hebben we alles compleet. Bovendien zijn er altijd handleidingen voor als we er niet uitkomen, ook ondersteunt de servicedesk van BouwInfosys ons goed. Kortom, we zijn zeer tevreden en raden InfraOffice andere bedrijven in onze sector absoluut aan.”
“We hebben jarenlange ervaring in de grond-, weg- en waterbouw en zijn daarnaast actief in de branche van sloop en recycling. Behoorlijk veelzijdig dus, waardoor ons nieuwe ERP-systeem in elk geval de functionaliteit moest hebben voor een goede projectadministratie. Met InfraOffice hebben we die gevonden – en dat niet alleen. De digitalisering van processen en documenten bezorgt ons efficiency, tijdwinst en kostenbesparingen. Ook zijn we erg tevreden over de app, die bijdraagt aan dataverzameling. InfraOffice is geschikt voor elk mkb-bedrijf, vooral ook omdat BouwInfosys waar nodig maatwerk kan leveren. Dus, of we het pakket zouden aanbevelen? Jazeker!”
“We gebruiken InfraOffice sinds 2016. Sinds die tijd hebben we ervaren hoe prettig de projectadministratie werkt, en ook hoeveel overzicht de oplossing biedt. Meerdere bv’s komen in één database samen, wat onze grip op processen zeker heeft versterkt.”
“Ons onderzoek naar het voor ons beste ERP-pakket was uitgebreid. Dus kunnen we met zekerheid stellen dat dit voor ons InfraOffice is. Het pakket sluit perfect aan bij onze branche, niet in de laatste plaats omdat we de project- en financiële administratie ermee naast elkaar kunnen zetten. Ook de verbinding tussen InfraOffice en urenregistratie via de app is erg waardevol, net als de ondersteuning door BouwInfosys. Hebben we die nodig? Dan hoeven we maar een melding in te voeren en voor we het weten worden we al gebeld, waarna goed met ons wordt meegekeken. Dat snelle handelen is erg prettig. We zouden InfraOffice zeker aanbevelen; veruit het grootste deel van ons personeel werkt graag met dit systeem. En vindt een medewerker het ingewikkeld? Dan is dat enkel en alleen omdat die persoon er niet vaak mee werkt.”
“InfraOffice helpt ons bij vrijwel elk proces. De software richt zich specifiek op onze branche, bovendien komt alles samen in één totaalpakket. Denk dus bijvoorbeeld aan loonadministratie. Aan facturering. En zeer zeker ook aan projectadministratie, waarbij juist dat laatste onderdeel met zoveel uitgebreide functionaliteit ons veel waarde biedt. Mochten infrabedrijven zoeken naar een geschikte, branche specifieke oplossing, dan weten wij wel welk pakket we ze moeten aanbevelen.”
“Wie dacht dat InfraOffice zich alleen richt op het financiële proces: het tegendeel is waar. Ook in de uitvoering toont het pakket z’n kracht. Denk bijvoorbeeld aan een veelzijdige planningsmodule, die is gekoppeld aan de digitale werkbonnen voor de monteurs. Of het nu gaat om projectbewaking of administratie, om gebruik op kantoor of via de app: InfraOffice is voor ons hét totaalpakket. Toen we ooit moesten overstappen naar een ander systeem, wezen mensen buiten het bedrijf ons op InfraOffice. Zij waren er erg tevreden over – en dat zou ook zeker voor ons gelden. Ze hadden helemaal gelijk, zo weten we nu. InfraOffice past gewoon heel goed bij een mkb-bedrijf zoals dat van ons.”
“Ons bedrijf groeit, zowel qua personeel en materieel. Daardoor kwamen erachter dat het systeem voor onze administratie niet meer voldeed. We wilden bijvoorbeeld toe naar een betere projectadministratie, ook hadden we behoefte aan meer grip op inkomsten en uitgaven. Een van onze collega’s kende InfraOffice al en was daar enthousiast over. Dus hebben we een afspraak gemaakt met een consultant, die ons een goede uitleg heeft gegeven, waarna we uiteindelijk de stap hebben gezet. En wat zijn we daar blij mee! Zo kunnen we nu bijvoorbeeld alles direct op een project boeken. Ook verlopen de automatische betaling en urenregistratie eenvoudig en snel, wat ons veel tijdwinst heeft opgeleverd. Daarnaast biedt de functionaliteit voor tijdregistratie ons veel overzicht, wat ook geldt voor het crediteuren- en debiteurenbeheer en de werknemerskaart. We zijn zo tevreden, dat we relaties al hebben uitgenodigd hier eens te komen kijken. Zo kunnen ze zelf zien hoe goed het systeem werkt. En worden ze waarschijnlijk net zo enthousiast als wij”
Onze projectaanpak
Snel aan de slag met de software voor jullie branche? Wij zorgen ervoor, vanaf de start tot en met de live-gang én erna.