BouwOffice
Profiteer met BouwOffice van het gemak en overzicht van één volledige, standaard ERP-oplossing voor het hele bouwbedrijf. Terwijl jullie je kunnen richten op de dagelijkse praktijk, zorgt onze software voor een veelzijdig en krachtig fundament. Veilig, stabiel en altijd up-to-date.
BouwOffice stroomlijnt de werkzaamheden van binnen- en buitendienst. Op kantoor verlopen processen voor bijvoorbeeld projectadministratie, planning en financiële administratie soepeler dan ooit. En intussen gaat op de bouwplaats en onderweg het invoeren van werkuren en gegevens razendsnel via de app. Die besparing aan tijd, die controle en efficiency: zo verbetert het rendement op elk vlak.
Hoofdprocessen
De software van BouwOffice sluit volop aan bij jullie dagelijkse praktijk. Ga je ermee aan de slag, dan profiteer je van functionaliteit die zich toespitst op waar het jullie om gaat. Taken voor nieuwbouw en renovatie omvatten dashboards en overzichten voor onder andere kostenbewaking, meer- & minderwerk, projectplanning en termijnfacturen. Ook aan het werken volgens de Wet kwaliteitsborging is gedacht, zoals dat evengoed geldt voor bonnenwerk. Of het nu gaat om mobiele werkorders, service & onderhoud of serviceplanning: met BouwOffice werk je met de standaard ERP-oplossing voor jullie branche.
Houd inzicht in welke kosten zijn toegestaan en stuur bij waar nodig. Krijg eenvoudig en realtime inzicht in de kosten ten opzichte van de begroting.
- Bewaking op STABU, NL-SfB of eigen keuze
- Inlezen calculaties van alle standaard pakketten
- Prognose einde werk (PEW)
- Onderhanden werk waardering op basis van prognoses
Krijg grip op al het meer- en minderwerk. Leg vast welke meerwerkkosten er zijn en stuur hiervoor eenvoudig een regie- of termijnfactuur.
- Termijnen voor afrekening
- Werkbegroting voor kostenbewaking
- Eventueel meerwerk op basis van regie
- Inlezen calculaties van alle standaard pakketten
Behoud het overzicht voor alle lopende projecten. Profiteer van de bundeling van de verschillende onderdelen en ervaar optimaal inzicht.
- Relaties tussen activiteiten
- Histogram voor beschikbare capaciteit
- Rekenkundig onderbouwen benodigde tijd
- Enkel- of multi-projectplanning
Houd met inkoopcontracten grip op de kosten die verwacht en gefactureerd worden. Leg afspraken en prijzen vast en match vervolgens de inkoopfactuur met deze afspraken.
- Onderaannemers vastleggen, eventueel met afgesproken termijnen
- Bij ontvangst van goederen of diensten eenvoudig een bon uitgeven
- Controle bij het inboeken van de factuur door af te letteren
- Op te nemen op onderhanden werk rapportages
Eenvoudig termijnfacturen opmaken en versturen voor een vlotte afhandeling. Met standaard regels en instellingen staan direct de juiste gegevens op de factuur.
- Digitaal factureren in DICO-standaard
- Voor gedefinieerde termijnen of handmatig aanmaken
- Versturen uitvoerbon voor akkoord
- Toevoegen van mandagenstaat
Bouw eenvoudig een dossier op. Gebruik de checklists en taken in de app voor de bewijslast buiten, en stel eenvoudig het dossier beschikbaar aan de consument en/of kwaliteitsborger.
- Vastleggen bewijslast via app
- Voldoen aan wet- en regelgeving
- Checklists en opleverpunten in app
- Dossiervorming volgens regels Wkb
Arbeid is meestal de grootste post binnen een project. Zorg daarom juist hier voor een goede en zorgvuldige registratie, wat eenvoudig en snel gaat via onze flexibele app.
- Vul uren (en materieel) via een dag- en/of weekstaat
- Kies zelf een order of krijg hulp vanuit de planning
- Boek eenvoudig reisuren, overwerk en overige uren
- Veel extra functionaliteit zoals verlofaanvragen
De plek waar alles bij elkaar komt voor de uitvoerder en/of projectleider. De app biedt altijd en overal toegang tot de gewenste en benodigde informatie.
- Controleren en fiatteren van inzet (arbeid en materieel)
- Dagboeken bijhouden voor gebeurtenissen
- Dossiervorming voor archief en Wkb
- Ontvangsten registeren (goederen en diensten)
Gebruiksgemak staat bovenaan bij het gebruik van de app. Houd via de mobiele telefoon of tablet alle informatie bij de hand en leg eenvoudig alle registraties vast.
- Registreren inzet (arbeid en materiaal)
- Vastleggen foto’s en handtekening
- Formulieren voor checklists
- Documenten klaarzetten, bijvoorbeeld tekeningen
Beheer eenvoudig contracten met particuliere, zakelijke klanten en verenigingen (woningbouw/VVE). Houd zowel grip op het onderhoud als structuur op alle servicewerkzaamheden.
- Terugkomend periodiek onderhoud
- Historie per adres en object
- Bonnen direct aanbieden aan de planning
- Inlezen van werkorder/melding opdrachtgever (DICO-standaard)
Snel een bon inplannen of medewerkers weken naar een klus sturen. Plan eenvoudig via drag-and-drop alle werken in en zet deze direct door naar de agenda en/of dagstaat van de vakman.
- Plan medewerker, materieel en inleners
- Bonnen worden afgemeld in planning
- Plan eenmalig of herhaal eenvoudig
- Direct overzicht met kleuren per status
Verzamel eenvoudig de kosten om snel te kunnen factureren. Stel vast wat de gewenste tarieven en marges zijn. Omdat je dit op verschillende lagen kan vastleggen, hanteer je altijd de juiste prijzen. Ook bij de uitzonderingen.
- Digitaal factureren in DICO-standaard
- Instelbare tarieven en marges
- Gebruik van verschillende lay-outs
- Opmaken van een verzamelfactuur
Altijd up-to-date artikelinformatie bij de hand voor de juiste beschikbaarheid en prijs. Calculeer en factureer hierdoor nooit met oude artikelen of prijzen.
- Inlezen artikelbestanden leverancier (PAB/2BA/Artikelbeheer.nl)
- Online artikelbeheer, inclusief voorraadcheck (Art-Select)
- Inlezen van conditiebestanden leverancier (ICC)
- Maak eigen artikelen of een prijzenboek aan
Ondersteunende processen
De hoofdprocessen maken onze Office-oplossingen specifiek. Maar wil elk systeem volledig tot z’n recht komen? Dan kan dat alleen met veelzijdige, ondersteunende processen. Zeker, die zijn algemener van aard. Maar flexibel? Simpelweg onmisbaar? Dat zijn ze net zo goed.
Werk dankzij een koppeling de projectadministratie en financiële administratie met één handeling gelijktijdig bij. De software automatiseert de volledige boekhouding, wat de efficiency vergroot en het risico op fouten minimaliseert.
- Vrij aantal aan te maken administraties, inclusief automatische rekening-courant
- Inlezen en digitaal fiatteren van inkoopfacturen (DICO)
- Inlezen van bankafschriften met slimme accordering
- G-rekening en inkoopcontracten (WKA)
Beheer eenvoudig de bedrijven en contactpersonen die voor jullie bedrijf relevant zijn. Op deze manier zijn altijd de juiste (adres)gegevens aan de werken gekoppeld en vind je (via de app) snel contactgegevens.
- Registreer bedrijven met bijhorende contactpersonen
- Relatiebeheer is gekoppeld aan debiteuren en crediteuren
- Bouw een compleet dossier aan belangrijke documenten op
- Leg correspondenties vast zodat iedereen die kan terugvinden
Arbeid is meestal de grootste post binnen een project. Zorg daarom juist hier voor een goede en zorgvuldige registratie, wat eenvoudig en snel gaat via onze flexibele app.
- Vul uren (en materieel) in via een dag- en/of weekstaat
- Kies zelf een order of krijg hulp vanuit de planning
- Boek eenvoudig reisuren, overwerk en overige uren
- Veel extra functionaliteit zoals verlofaanvragen
Van het vastleggen van arbeidscontracten en opleidingen tot het goedkeuren van verlofaanvragen. Houd eenvoudig de controle over het personeelsbestand. Zéker nu, in een tijd waarin steeds vaker geschoold en gecertificeerd personeel gevraagd wordt.
- Urenregistratie en verlofaanvragen (app)
- Verzuimregistratie (app)
- Registreren van opleidingen en keuringen
- Vastleggen van uitgegeven middelen zoals bedrijfskleding
Beheer eenvoudig jullie (ingehuurde) materieel. Bereken kosten en opbrengsten door op een project en houd keuringen en onderhoud bij. Ook plan je materieel eenvoudig in, zodat er altijd zicht is op de beschikbaarheid.
- Maak materieel uniek of als bulk aan
- Verhuur materieel, eventueel inclusief arbeid
- Bereken materieel los door of als set met machinist
- Houd keuringen bij en leg onderhoud vast
Van calculatie eenvoudig door naar een materiaalbehoeftelijst of direct een inkooporder aanmaken. Beheer ook volledig je eigen magazijn en behoudt grip op de goederenstoom zodat je nooit misgrijpt.
- Digitale uitwisseling met leveranciers (MessageService)
- Voorraadtellingen en materiaaluitgifte met barcodescanner
- Inkooporders aanmaken op project, bon of magazijn
- Automatische controle van inkoopfacturen op ontvangsten
Goed inzicht in de stand van het bedrijf of een specifiek project? Dankzij veel standaard rapporten en dashboards is dit eenvoudig op te vragen. Toch liever een andere doorsnede of aanzicht? Geen probleem: we kunnen de overzichten personaliseren.
- Grote set aan standaard rapportages en grafieken
- Mogelijke koppelingen met rapportagetools, zoals Power BI
- Draaitabellen in Excel zijn zelf te definiëren
- Iedere gebruiker een persoonlijk dashboard
Onze software is al erg compleet van zichzelf. Toch kan het zijn dat een koppeling met een partner nét dat stukje extra functionaliteit biedt. Door een koppeling ervaar je de gemakken van beide oplossingen, zonder dubbele handelingen te verrichten.
- Koppeling Scab Accountants & Adviseurs (loonadministratie)
- Koppeling PieterBas Automatisering (weegbrug)
- Koppeling WhiteVision (Scan & Herkensoftware inkoopfacturen)
- Koppeling calculatiesoftware (alle standaard pakketten)
Referenties
“Nieuwbouw, verbouw, renovatie: ons werk is divers. Zo ook voor woningcorporaties, wat neerkomt op dagelijks veel kleine opdrachten. Het kostte veel tijd om dit allemaal goed te borgen in één systeem, zo merkten we. Dus zijn we, juist toen we veel voor woningcorporaties werkten, op zoek gegaan naar een goede oplossing. En die we hebben gevonden: BouwOffice is voor ons hét systeem. Zo is het bijvoorbeeld heel handig dat nu iedere medewerker een eigen, gepersonaliseerd snelmenu kan samenstellen. Ook de urenapp en vele soorten overzichten zijn waardevol. Net als de supportdesk, die ons door snel te reageren goed ondersteunt. Voor het bouwbedrijf dat zoekt naar een krachtig ERP-systeem: wij bevelen BouwOffice van harte aan.”
“Ons vorige boekhoudpakket werd niet meer ondersteund. Dus zijn we op zoek gegaan naar andere oplossingen, en zo uitgekomen bij BouwOffice. Dat was de juiste keuze. We zijn ontzettend blij met dit pakket en zouden het onze relaties zeker aanbevelen. Met BouwOffice hebben we werkelijk alles onder één dak. Onze mensen op de bouw kunnen nu volledig digitaal werken, dankzij processen voor bijvoorbeeld het invoeren van uren, de inzet van materieel en wat er aan materieel uit de voorraad meegaat. Dit werkt enorm tijdbesparend, prettig en overzichtelijk. Ook de connectie met de software van WhiteVision is sterk. We kunnen facturen digitaal inlezen en ze vervolgens laten goedkeuren door uitvoerders. Printen is dus niet meer nodig, wat ons veel tijd en letterlijk ruimte bespaart. En komen we er zelf niet uit? Dan is daar de servicedesk van BouwOffice, die ons altijd uitstekend en snel helpt.”
“We werken al jaren met BouwOffice. Het pakket richt zich volledig op de bouw, en dat merk je ook bij BouwInfosys. Ze denken er als de wereld van de bouw en weten meteen waarover het gaat. Fijn is bovendien dat we met BouwOffice online kunnen werken: onze medewerkers vullen hun uren in, waarna die direct worden geïmporteerd in het systeem. Daardoor is het zelf overnemen van urenbriefjes verleden tijd. Tot slot verloopt ook de samenwerking met de BouwInfosys-partners WhiteVision en SCAB perfect. Het totaalplaatje van BouwOffice: wat ons betreft is deze software zeker een aanrader!”
“We zochten een pakket voor zowel onze projectadministratie als de gehele administratie. En kwamen zo uit bij BouwOffice, waar we nu al weer heel wat jaren mee werken. Het opvragen van alle informatie, of dat nu boekhoudkundig of projectmatig gebeurt: we doen het efficiënt, met één en hetzelfde systeem. Dat werkt overzichtelijk, zoals ook onze medewerkers in de buitendienst merken. Zij kunnen hun informatie digitaal bekijken en bewerken. Weg is de grote papierstroom, in plaats daarvan factureren we sneller dan ooit. Een flinke vooruitgang!”
“BouwOffice sluit heel goed aan bij onze bedrijfsvoering. Het is eenvoudig te gebruiken, en dat maakt het juist zo prettig. Hoe divers onze werken ook zijn, we kunnen ze dit in dit programma goed boeken en bewaken. We gebruiken het systeem al een hele tijd; nadat we in 2005 meerdere pakketten hebben onderzocht, kwam BouwOffice voor ons als beste uit de bus. Inmiddels heeft het pakket ook op locatie en onderweg veel waarde, nu we het als online tool kunnen inzetten voor onze kwaliteitsborging. Tel al die toepassingen bij elkaar op, en de voornaamste kracht zit ‘m voor ons toch wel in het inzicht dat deze software ons biedt. We zijn er erg tevreden over, en zouden het zeker aanbevelen bij onze relaties.”
Onze projectaanpak
Snel aan de slag met de software voor jullie branche? Wij zorgen ervoor, vanaf de start tot en met de live-gang én erna.