Office-lijn InstallOffice

InstallOffice

Installatiebedrijven hebben het druk genoeg. Zeker nu, in een werkveld dat zo snel verandert. Om ook dan het overzicht te houden: dat vraagt om ondersteuning op elk vlak. Om meer inzicht en efficiency, wat je krijgt met InstallOffice: dé standaard ERP-oplossing voor jullie branche.

InstallOffice versnelt en verbetert de processen van binnen- en buitendienst. Het systeem maakt het invoeren van gegevens altijd en overal even eenvoudig, waarna de informatie voor iedere betrokkene direct zichtbaar is. Zo behoud je de controle, geef je een boost aan efficiency en houd je de focus op jullie primaire proces. Of het nu gaat om service en onderhoud, planning of administratie: InstallOffice brengt en houdt jullie voorop.

Hoofdprocessen

Blijf in control in de installatiebranche. InstallOffice is ontwikkeld voor specifiek jullie processen, waaronder die voor installatietechniek en bonnenwerk. Houd grip op jullie kosten, bewaak voortdurend jullie order- en projectplanning. Ervaar hoeveel rust er ontstaat met 100% zicht op logistiek en artikelbeheer, en benut de efficiency voor onder andere het opstellen van regie- en termijnfacturen. InstallOffice ondersteunt de installatieprofessional op elk vlak. Altijd en overal.

Installatietechniek (E&W)

Kostenbewaking

Houd inzicht in welke kosten zijn toegestaan en stuur bij waar nodig. Krijg eenvoudig en realtime inzicht in de kosten ten opzichte van de begroting.

Bewaking op STABU, NL-SfB of eigen keuze
Inlezen calculaties van alle standaard pakketten
Prognose einde werk (PEW)
Onderhanden werk waardering op basis van prognoses

Meer- en minderwerk

Krijg grip op al het meer- en minderwerk. Leg vast welke meerwerkkosten er zijn en stuur hiervoor eenvoudig een regie- of termijnfactuur.

Termijnen voor afrekening
Werkbegroting voor kostenbewaking
Eventueel meerwerk op basis van regie
Inlezen calculaties van alle standaard pakketten

Projectplanning

Behoud het overzicht voor alle lopende projecten. Profiteer van de bundeling van de verschillende onderdelen en ervaar optimaal inzicht.

Relaties tussen activiteiten
Histogram voor beschikbare capaciteit
Rekenkundig onderbouwen benodigde tijd
Enkel- of multi-projectplanning

Calculeren

Snel en eenvoudig een offerte maken of een complete calculatie met normtijden en bestekdelen?
Gebruik artikelen en recepten of kopieer eenvoudig uit een bestaande calculatie. Kies de gewenste
lay-out en druk je calculatie af.

Zet recepten in voor snelle opbouw calculatie
Staartblad Techniek Nederland of eigen staartblad
Gebruik eigen besteksysteem of standaard (STABU / NL-SfB)
Kies artikelen uit bestand of online via Art-Select

Termijnfacturen

Eenvoudig de termijnfacturen opmaken en versturen voor een vlotte afhandeling. Met standaard regels en instellingen staan direct de juiste gegevens op de factuur.

Digitaal factureren (DICO)
Termijnstaten met eenheden
Op basis van percentage gereed
Inclusief mandagenregister

Urenregistratie (app)

Arbeid is meestal de grootste post binnen een project. Zorg daarom juist hier voor een goede en zorgvuldige registratie, wat eenvoudig en snel gaat via onze flexibele app.

Vul uren (en materieel) via een dag- en/of weekstaat
Kies zelf een order of krijg hulp vanuit de planning
Boek eenvoudig reisuren, overwerk en overige uren
Veel extra functionaliteit zoals verlofaanvragen

Logistiek

Van calculatie eenvoudig door naar een materiaalbehoeftelijst of direct een inkooporder aanmaken. Beheer volledig heteigen magazijn en houd grip op de goederenstoom, zodat je nooit misgrijpt.

Digitale uitwisseling met leveranciers (MessageService)
Voorraadtellingen en materiaaluitgifte met barcodescanner
Inkooporders aanmaken op project, bon of magazijn
Automatische controle van inkoopfacturen op ontvangsten

Artikelbeheer

Altijd up-to-date artikelinformatie bij de hand voor de juiste beschikbaarheid en prijs. Calculeer en factureer hierdoor nooit met oude artikelen of prijzen.

Inlezen artikelbestanden leverancier (PAB/2BA/Artikelbeheer.nl)
Online artikelbeheer, inclusief actuele voorraadcheck (Art-Select)
Inlezen conditiebestanden leverancier (ICC)
Maak eigen artikelen of een prijzenboek aan

Projectleidersbundel (app)

De plek waar alles bij elkaar komt voor de uitvoerder en/of projectleider. De app biedt altijd en overal toegang tot de gewenste en benodigde informatie.

Controleren en fiatteren van inzet (arbeid en materieel)
Dagboeken bijhouden voor gebeurtenissen
Dossiervorming voor archief en Wkb
Ontvangsten registeren (goederen en diensten)

Bonnenwerk

Mobiele werkorder (app)

Gebruiksgemak staat bovenaan bij het gebruik van de app. Houd via de mobiele telefoon of tablet alle informatie bij de hand en leg eenvoudig alle registraties vast.

Registreren inzet (arbeid en materiaal)
Vastleggen foto’s en handtekening
Formulieren voor checklists
Documenten klaarzetten, bijvoorbeeld tekeningen

Service & Onderhoud

Beheer eenvoudig contracten met particuliere, zakelijke klanten en verenigingen (woningbouw/VVE). Houd zowel grip op (periodiek) onderhoud als structuur op alle servicewerkzaamheden.

Terugkomend periodiek onderhoud
Historie per adres en object
Bonnen direct aanbieden aan planning
Inlezen van werkorder/melding opdrachtgever (DICO-standaard)

Orderplanning

Snel een bon inplannen of medewerkers weken naar een klus sturen? Plan eenvoudig via drag-and-drop alle werken in en zet deze direct door naar de mobiele werkorder.

Plan medewerker, materieel en inleners
Bonnen worden afgemeld in planning
Plan eenmalig of herhaal eenvoudig
Direct overzicht met kleuren per status

Regiefacturen

Verzamel eenvoudig de kosten om snel te kunnen factureren. Stel vast wat de gewenste tarieven en marges zijn. Omdat je dit op verschillende lagen kan vastleggen, hanteer je altijd de juiste prijzen. Ook bij de uitzonderingen.

Digitaal factureren in DICO-standaard
Instelbare tarieven en marges
Gebruik van verschillende lay-outs
Opmaken van een verzamelfactuur

Ondersteunende processen

De hoofdprocessen maken onze Office-oplossingen specifiek. Maar wil elk systeem volledig tot z’n recht komen? Dan kan dat alleen met veelzijdige, ondersteunende processen. Zeker, die zijn algemener van aard. Maar flexibel? Simpelweg onmisbaar? Dat zijn ze net zo goed.

Financieel

Werk dankzij een koppeling de projectadministratie en financiële administratie met één handeling gelijktijdig bij. De software automatiseert de volledige boekhouding, wat de efficiency vergroot en het risico op fouten minimaliseert.

Vrij aantal aan te maken administraties, inclusief automatische rekening-courant
Inlezen en digitaal fiatteren van inkoopfacturen (DICO)
Inlezen van bankafschriften met slimme accordering
G-rekening en inkoopcontracten (WKA)

Relatiebeheer

Beheer eenvoudig de bedrijven en contactpersonen die voor jullie bedrijf relevant zijn. Op deze manier zijn altijd de juiste (adres)gegevens aan de werken gekoppeld en vind je (via de app) snel contactgegevens.

Registreer bedrijven met bijhorende contactpersonen
Relatiebeheer is gekoppeld aan debiteuren en crediteuren
Bouw een compleet dossier aan belangrijke documenten op
Leg correspondenties vast zodat iedereen die kan terugvinden

Personeel (HRM)

Van het vastleggen van arbeidscontracten en opleidingen tot het goedkeuren van verlofaanvragen. Houd eenvoudig de controle over het personeelsbestand. Zéker nu, in een tijd waarin steeds vaker geschoold en gecertificeerd personeel gevraagd wordt.

Urenregistratie en verlofaanvragen (app)
Verzuimregistratie (app)
Registreren van opleidingen en keuringen
Vastleggen van uitgegeven middelen zoals bedrijfskleding

Rapportages en dashboards

Goed inzicht in de stand van het bedrijf of een specifiek project? Dankzij veel standaard rapporten en dashboards is dit eenvoudig op te vragen. Toch liever een andere doorsnede of aanzicht? Geen probleem: we kunnen de overzichten personaliseren.

Grote set aan standaard rapportages en grafieken
Mogelijke koppelingen met rapportagetools, zoals Power BI
Draaitabellen in Excel zijn zelf te definiëren
Iedere gebruiker een persoonlijk dashboard

Materieel

Beheer eenvoudig jullie (ingehuurd) materieel. Bereken kosten en opbrengsten door op een project en houd keuringen en onderhoud bij. Ook plan je materieel eenvoudig in, zodat er altijd zicht is op de beschikbaarheid.

Maak materieel uniek of als bulk aan
Verhuur materieel, eventueel inclusief arbeid
Bereken materieel los door of als set met machinist
Houd keuringen bij en leg onderhoud vast

Inkoopcontracten

Houd met inkoopcontracten grip op de kosten die verwacht en gefactureerd worden. Leg afspraken en prijzen vast en match vervolgens de inkoopfactuur met deze afspraken.

Onderaannemers vastleggen, eventueel met afgesproken termijnen
Bij ontvangst van goederen of diensten eenvoudig een bon uitgeven
Controle bij het inboeken van de factuur door af te letteren
Op te nemen op onderhanden werk rapportages

Koppelingen

Onze software is al erg compleet van zichzelf. Toch kan het zijn dat een koppeling met een partner nét dat stukje extra functionaliteit biedt. Door een koppeling ervaar je de gemakken van beide oplossingen, zonder dubbele handelingen te verrichten.

Koppeling Scab Accountants & Adviseurs (loonadministratie)
Koppeling PieterBas Automatisering (weegbrug)
Koppeling WhiteVision (Scan & Herkensoftware inkoopfacturen)
Koppeling calculatiesoftware (alle standaard pakketten)

Wet kwaliteitsborging (app)

Bouw eenvoudig een dossier op. Gebruik de checklists en taken in de app voor de bewijslast buiten, en stel eenvoudig het dossier beschikbaar aan de consument en/of kwaliteitsborger.