Met InfraOffice in combinatie met InfraOffice Online werkt kantoor en buitendienst optimaal samen. Het geeft medewerkers en/of inleners de mogelijkheid werkuren, materieel en/of materiaal gemakkelijk online in te voeren via een smartphone, tablet, laptop of desktop. Hierdoor verloopt de administratieve afhandeling vlot, gemakkelijk en foutloos. Dit vergroot afhandelingssnelheid, is zeer efficiënt en alle informatie is voor iedereen beschikbaar en altijd actueel.

De app is kent verschillende gebruikerstypes, ieder met eigen functionaliteit. We onderscheiden de volgende varianten:

loading...
Productie
Mobiele werkorder
Uitvoering

MIJN DAGSTAAT

In ‘Mijn dagstaat’ registreert de medewerker of inlener iedere dag gewerkte uren, gebruikt materieel en verbruikte materialen op aangenomen en regieprojecten en storings- en onderhoudsbonnen. Wanneer de medewerker en/of inlener is ingepland via de Werkorderplanning, staat de registratie al klaar. Het toevoegen van een omschrijving van werkzaamheden maakt de regel compleet. De medewerker of inlener geeft in de app de ingevoerde gegevens per dag of per week vrij voor controle door de uitvoerder, projectleider en/of administratie.

MIJN WEEKSTAAT

Een volledige werkweek boeken kan met ‘Mijn weekstaat’. De medewerker of inlener heeft in één overzicht de complete week in beeld met directe en indirecte uren. Wanneer de medewerker en/of inlener is ingepland via de Werkorderplanning, staat de registratie al klaar. Ook kan in de weekstaat een werksoort, uursoort en bewakingscode geselecteerd worden om de uren correct te boeken. Vervolgens worden de ingevoerde gegevens vrijgegeven voor de uitvoerder, projectleider en/of administratie, die dit ook weer in de applicatie kunnen controleren en fiatteren.

MATERIEELREGISTRATIE

Ook materieel wordt eenvoudig via ‘Mijn dagstaat’ geboekt. Wanneer het materieel is ingepland via de Werkorderplanning, staat de registratie al klaar. Eventueel kan de medewerker ook zelf materieel selecteren en hiervan de uren boeken op het werk. Om invoer intuïtiever te maken kan de medewerker een selectie met ‘favoriete’ materieelstukken aanmaken.

VERLOFAANVRAGEN

Via de app vraagt de medewerker eenvoudig verlof aan bij zijn/haar supervisor. Deze aanvraag wordt vervolgens aangeboden ter controle en wordt goed- of afgekeurd. De status van de aanvraag kan de medewerker volgen en ook eerdere aanvragen kunnen simpel bekeken worden.

COLLEGA'S

Op de pagina ‘Collega's’ heeft iedere medewerker alle contactgegevens van alle collega's bij de hand. Denk aan bijvoorbeeld een foto, telefoonnummer en e-mailadres. Vanuit deze handige pagina in de app, bel of mail je met één druk op de knop direct met een collega. Erg handig om alle informatie duidelijk en overzichtelijk bij elkaar te hebben. Uiteraard is er rekening gehouden met de AVG-wetgeving en kan de werknemer zelf in de applicatie aangeven welke gegevens getoond worden.

NIEUWSBERICHTEN

BouwOffice Online is dé ideale plek om met medewerkers te communiceren. Management en medewerkers plaatsen berichten die voor iedereen binnen de organisatie zichtbaar zijn op de pagina ‘Nieuwsberichten’. Hierdoor kijken medewerkers graag in de app, om eenvoudig nuttige informatie, leuke nieuwtjes en foto’s te vinden. Iedere medewerker blijft hiermee op de hoogte en betrokken bij de organisatie.

MIJN BONNEN

Stuur medewerkers en/of inleners op pad met een digitale bon zodat ze zo compleet mogelijk de registraties vastleggen. Als de order via de Werkorderplanning wordt ingepland, stuurt de planner eenvoudig de bon naar de app. Via de agendaweergave zien ze waar ze gepland zijn en wat hen te doen staat.

De medewerker en/of inlener kan ook een bon oppakken uit het ‘bonnenbakje’. Hier staat orders klaar die niet ingepland zijn, maar wel opgepakt mogen worden. Als de bon wordt opgepakt, kom deze op naam van de betreffende persoon en is dan ook niet meer te kiezen voor andere. Eventueel kan er ook een bakje met bonnen klaargezet worden voor een specifieke medewerker en/ of inlener.

De gewerkte uren worden samen met artikelen en verbruikt materieel vastgelegd, aangevuld door een omschrijving van uitgevoerde werkzaamheden. Om de bon compleet te maken kan de medewerker en/of inlener foto’s toevoegen en een handtekening laten zetten door de klant.



De medewerker en/of inlener geeft aan of het werk gereed is en alle registraties worden ter controle terug naar kantoor gestuurd. Hier wordt direct alles in het dossier van de bon of het project opgeslagen. Na controle kan de factuur er eenvoudig uit en de medewerker kan door naar het volgend adres.

In de Werkorderplanning heeft de planner altijd actueel overzicht van de status van de bon. Hier wordt ook zichtbaar of de bon klaar is, en eventueel een nieuw bezoek gewenst is.

WEEKSTAATCONTROLE

De medewerkers en/of inleners hebben hun dag- of weekstaat via de app ingevoerd en ingeleverd. De controle en fiattering kan dan uiteraard ook online. De projectleider, uitvoerder of administratie kan hier de gegevens beoordelen, wijzigen en vervolgens fiatteren. De gefiatteerde gegevens worden verwerkt in BouwOffice voor de afhandeling van tijdregistratie en/of facturatie. Eventueel kan de gebruiker ook zelf inzetregels toevoegen.

MIJN WERKORDERS

Controleer alle registraties per week en per werk. Zo heeft de gebruiker direct in een overzicht alle inzetregels inzichtelijk die op zijn/haar werk zijn vastgelegd. Het kan zijn dat er meerdere personen in een week op het werk hebben gewerkt. Dit kan hier in één oogopslag worden gecontroleerd en gefiatteerd. Dit geldt ook voor registraties van materieel en artikelen. Eventueel kan de gebruiker ook zelf inzetregels toevoegen.

INZETCONTROLE

Om zeker te weten dat er niets wordt vergeten, is de functie ‘Inzetcontrole’ een handig gereedschap. Je kan hier erg eenvoudig filteren welke inzetregels op een bepaalde status staan. Zo zie je direct als jijzelf, of een collega, regels niet gefiatteerd hebben. Een soort ‘double check’ dus!

VERLOFAANVRAAG CONTROLE

Alle verlofaanvragen die medewerkers doen worden getoond bij de persoon die is aangewezen ze te controleren. Je hebt direct een agenda in beeld waar je ziet of het aangevraagd verlof ook mogelijk is en goedgekeurd kan worden. Na goed- of afkeuren van de aanvraag krijgt de medewerker hier bericht van.

MATERIEELCONTROLE

De geboekte uren op materieel worden getoond in een weekstaat per materieelstuk. Zo kan eenvoudig gecontroleerd worden of de ingezette uren kloppen en eventueel worden gewijzigd. Na het fiatteren van de uren, worden de inzetregels verwerkt naar de (project) administratie. Eventueel kan de gebruiker ook zelf inzetregels toevoegen.