Terugdringen van faalkosten, minder communicatie en projecten beter beheersen
Van Rhijn Bouw in Katwijk heeft al meerdere jaren tot volle tevredenheid het pakket BouwWorks van BouwInfosys in gebruik. Medio 2010 is besloten om een volgende stap in communicatie met leveranciers en onderaannemers te zetten. Hiervoor is eind 2010 het documentenportaal van BouwWorks in gebruik genomen.
Het documentenportaal is volledig geïntegreerd met BouwWorks en geeft bouwbedrijven de mogelijkheid om op een intelligente wijze documenten beschikbaar te stellen en te beheren. Het portaal is gebouwd met behulp van het krachtige Web Framework van Pluriform (de basis onder BouwWorks).
Toegang tot het portaal wordt verkregen door middel van inlogcodes die vanuit BouwWorks worden verstrekt. Het systeem houdt vervolgens bij wie welke versie van een document gedownload heeft en stuurt automatisch een bericht aan de belanghebbenden als een nieuwe versie geplaatst is.
Arnold Hoekstra, systeembeheerder en aanspreekpunt voor BouwWorks bij Van Rhijn Bouw, geeft een beeld van hoe de applicatie momenteel in gebruik is: "Er staan op dit moment voor een groot project al meer dan 200 verschillende documenten in het portaal. Dan hebben we het over onder meer plattegronden, bestekken, detailaanzichten en technische omschrijvingen".
"Intussen hebben ruim 100 bedrijven (installateurs, toeleveranciers, onderaannemers) online toegang gekregen tot het portaal. Deze bedrijven hebben nu op ieder moment van de dag toegang tot de laatste versies van de benodigde documenten. Dat scheelt enorm veel tijd in communicatie en dringt bovendien de kans op faalkosten terug".
Het is duidelijk dat het documentenportaal nu al meehelpt om fouten in het project te voorkomen doordat bekend is wie met welke versie van het betreffende document werkt. Het portaal wordt ook gebruikt voor het beschikbaar stellen van documenten bij inkoopaanvragen. Zo kan de potentiele leverancier / onderaannemer daar gebruik van maken bij het opstellen van een offerte.
"Het doel is om de gehele tekening- en documentenstroom rondom de projecten digitaal te beheren. Uitgangspunt daarbij is dat we zoveel mogelijk het systeem de controles willen laten doen" zo geeft Arnold Hoekstra aan. "Zo willen we dat het systeem vooraf de betreffende partijen op de hoogte brengt van een naderende deadline voor bijvoorbeeld het inleveren van een herziene tekening".
Het portaal zal de komende tijd nog verder worden uitgebouwd en daar zullen de wensen en ervaringen van Van Rhijn Bouw natuurlijk weer in meegenomen worden.
Meer info over Van Rhijn Bouw Katwijk.
